取引き先のご担当の方へ挨拶に伺う際は、相手に迷惑をかけないことが重要です。
いい印象を与えるには、マナーをしっかりと身につけておくことが大切ですよ。
伺う前に何をすべきか、訪問時はどのようにすべきかをご紹介します。
初めて会う取引き先に好印象を与えられるようきちんと覚えるようにしましょう。
挨拶へ伺う前のマナー
まずは訪問をする前の基本準備から。
訪問する前は、予めアポイントを取ってから取引き先へ伺うようにしましょう。
アポイントの取り方としては、伝える内容と確認することがいくつかありますよね。
用件を明確に伝えることと、訪問時の人数も忘れずに伝えるようにしてください。
そして、お客様の都合を優先しながら、日時を決めるようにしましょう。
自身の希望日時がある場合は、業務が始まる前後・業務が終わる間際・休憩時間はなるべく避けるようにしましょう。
アポイントが取れたら、訪問日までに書類の準備を済ませ、行き先と交通時間を調べておくようにしてくださいね。
アポイントが取れたからといって気を抜くのは禁物です。
やるべきことをきちんとすることで、当日になって慌てずに済みますよ。
到着から面談までのマナー
・到着
身だしなみをきちんと整え、約束時間の5分前には到着するようにしましょう。
・取次ぎ
受付けがある会社は、受付けで自身の社名と名前・担当者の氏名・用件を伝え、名刺をお渡ししてから取次ぎをしてもらうようにしましょう。
受付人がいなく、内線を使って担当者を呼ぶスタンスの会社は、必ずしも担当者が電話に出るとは限らないので、電話先の相手に自身の社名と名前・担当者の氏名・用件を伝え、取り次いでもらいましょう。
・入室
案内をされたらすぐに入室するのではなく、案内人の指示を受けてから、入室をするようにしましょう。
席をすすめられたら、担当の方が入室してきた時に、すぐ立ち上がれるよう浅く腰かけて座るようにしてくださいね。
・面談
担当の方が部屋に入ってきたら、立ち上がり、挨拶をします。
そして、向こう側から着席をするよう言われたら一言断りの言葉を述べ、椅子に腰かけるようにしましょう。
そして、担当の方に「お忙しい中、貴重なお時間をいただきありがとうございます」などと、感謝の気持ちを伝えるようにしてくださいね。
感謝の気持ちを伝えることで、これからお互いにいい気分で話しができるようになりますよ。
伺う前から訪問時までご紹介しましたがいかがでしたでしょうか。
お客様と接待をする時は、マナーを実践してみて、悪い印象にならないように気をつけましょう。
