職場でも家でもごちゃごちゃしがちな机の上。
きちんと整理整頓するのが面倒くさく、適当にその場しのぎでやっていませんか？
今回はあっという間に机の上を整理整頓するコツをご紹介しましょう。
書類の整理ポイント
職場のデスクの整頓で一番厄介なものが毎日増え続ける書類ではないでしょうか？
すごい量の書類ですが、実は半分くらいが不要な書類であるという調査結果も出ています。
書類の整理整頓には3つのポイントがあります。
【段階で3分別しよう】
書類や資料を手にしたら適当に机の上に置くのではなく、まずいるかいらないか判断し、いらなくなったものはすぐに処分します。
いると判断したものは、「進行中」「終了したもの」「念のため」の3つに分別しましょう。
念のための書類は1年以内に使う見込みがあるかどうかを目安にします。
【規格化しよう】
上記のやり方で既に終了したものと判断した書類はクリアブックやバインダーを使って1冊にまとめましょう。
今後使わないようなら、段ボールなどに入れてデスク周り以外の場所で保管しておきます。
進行中と念のためのものはクリアファイルに入れ、ブックスタンドなどに立て置きにしましょう。
クリアファイルを緊急度で色分けする方法もおすすめです。
しかし、何色ものクリアファイルがあるとごちゃごちゃするので3色までにしましょう。
クリアファイルが複数になってしまう同じ案件のものは、1案件1フォルダを意識しハンキングフォルダなどを活用しましょう。
【見出しをつけよう】
・「○○計画」「○○案件」などのプロジェクトの名前
・企業やメーカーなどクライアントの名前
・期間
この3つを統一して書いておけば見やすく見つけやすいでしょう。
デスクを3ゾーンに分ける
PCの左側は電話やスマホなど連絡ツールゾーンにし、右側は書類やメモなどの書類ゾーンなどPCを中心に3つのゾーンに分けましょう。
こうすることで右利きの人は左手で電話をとり、パソコンを見ながら右手でメモを取ることができますね！
もちろんきっちりこの3つに分けなくても、自分でスペース配分や位置など工夫してみましょう。
ごみ箱の位置
要らないものはすぐに処分しましょう。
処分することを後回しにすることで机の上にどんどん物が溜まっていきます。
ごみ箱やシュレッターを左側に置くなど決めておき、要るものは右側へ要らないものは左側へというクセをつけましょう。
他には、机の備え付けの引き出しなど3段くらいある場合が多いですが、「文具」「カメラやICレコーダー」「辞書・マニュアル」など種類別にしっかり入れる場所を決めて机の上を綺麗に保ちましょう。
