休み明けに出社すると、メールや資料の処理など仕事が溜まって大変なことに…。
「何から始めていいか分からない」と手当たり次第に取り掛かってみたものの、全然作業が終わらなかった…なんてことはありませんか？
そこで今回は、作業スピードが加速する仕事術についてご紹介します。
効率良く業務を進めたいと思っている方は必見です！
紙に全てを書き出す
仕事が次から次へとあって何からやればいいか分からない時は、今気になっていることを全て紙に書き出してみましょう。
頭では大量の仕事があるような気がしても、紙に書いてみると意外と大した作業量ではないと感じることがあります。
A4用紙でもノートでも何でもいいので、今自分が気になっていることを紙に書いていきます。
頭の中で考えている内容をアウトプットすることで、頭の中がスッキリするでしょう。
自分がすべき仕事だけに集中する
業種や役職などによりもよりますが、可能であれば仕事を誰かに任せてしまいましょう。
紙に書いたことで考えも整理されたと思いますが、それらの仕事を抱えている以上は自分に負荷がかかっています。
時々勘違いしている人がいますが、人に仕事を任せることはサボることと違います。
人に仕事の権限を譲るということは、本来自分がやるべき仕事に集中するための時間を作るということです。
マネジメント力がある人ほど、人を使うのが上手いと言われます。
自らの仕事を減らして、意識を向ける範囲を狭めることも必要です。
最も時間のかかる作業を把握する
効率良く仕事をするためには、段取りが重要です。
何から手をつけて、どのくらいの時間を割くのかなどを考えていきます。
その中でも、まずは最も時間のかかる作業を把握しましょう。
仕事の段取りは、そこを軸に組み立てていきます。
どこに、どのくらいの時間が必要かを把握して、常に仕事の流れを意識することで仕事のスピードは上がっていくでしょう。
パソコン操作のスキルを磨く
事務仕事が中心の人であれば、パソコンスキルを磨いて仕事の効率化を図るのがおすすめです。
例えば、マウスを使って文章をコピペすることと、ショートカットキーで同じ作業をするのとではわずかですが作業時間に差があります。
仕事のできる人はこういった微差を見逃さず、なるべく素早く処理できる方法を身に付けようとします。
エクセルの操作なども自動化できるものは自動化するなど工夫することで、仕事の効率は上がっていくはずです。
仕事を効率良く進めていくためには、段取りを意識することが大切です。
何から始めていいか分からないほど仕事が溜まっている時は、気になっていることを全て紙に書いて整理しましょう。
日頃から改善できるところがないか考えながら仕事していくことで、周囲と差をつけることができますよ。
